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Le remboursement des frais de candidature en Allemagne

Lors de votre entretien et que vous soyez embauché ou non, des frais de déplacements ont été occassionnés. L'entreprise allemande est-elle tenue de rembourser les frais de déplacement ?

Le principe légal : Il existe un contrat "tacite" de prise en charge des frais de candidature par l'entreprise. Suivant § 670 BGB, l'entreprise (Auftraggeber) doit prendre en charge tous les frais nécessaires occasionés par l'entretien.

Exception : L'entreprise peut exclure ce droit au remboursement. Elle doit auparavant signifier expressément que les frais occasionnés ne seront pas pris en charge. (vgl ArbG Kempten 12.4.94, DB 94, 1504). Une annonce dans un journal ou une annonce auprès de la Agentur für Arbeit ne constitue pas un fondement pour ce droit au remboursement.

Quels sont les frais pris en charge ?

Seulement les frais qu'un candidat occasione "raisonnablement" (angemessene Fahrtkosten) dans un tel cas seront pris en compte. Par exemple :

  • Les frais d'hôtel lors d'un déplacement éloigné.
  • Les frais de taxi le sont uniquement pris en compte dans le cas où il n'existe pas d'autres moyens de transports publics pour atteindre l'entreprise ou que la perte de temps par la prise des transports publics est trop importante. Il faut alors se mettre d'accord avec l'entreprise avant le déroulement de l'entretien.

L'entreprise peut limiter les remboursements des frais mais si possible par écrit. Devant un "Arbeitsgericht", la charge de la preuve appartient à l'entreprise qui prétend avoir limité ou exclu certains frais.

Attention : Si vous vous êtes déplacé avec les transports publics, il vous faut transmettre les originaux des factures pour le service de comptabilité de l'entreprise ! Si vous vous êtes déplacé en voiture vous pouvez préciser le nombre de kilomètres effectués. En général, l'entreprise rembourse à hauteur de 0,30 Euro par kilomètre effectué.

Remarques

La prise en charge des frais par l'Arbeitsamt

Suivant le § 53 de la "Anordnung des Verwaltungsrates der Bundesanstalt für Arbeit zur Förderung der Arbeitsaufnahme" l'Arbeitsamt peut dans certains cas verser une avance pour ces frais, voire les rembourser, par exemple si l'offre d'emploi a été transmise par l'Arbeitsamt. Dans ce cas, il est conseillé de demander à l'Agence pour l'emploi allemande avant l'entretien si les frais peuvent être pris à sa charge.

Le remboursement des frais dans sa déclaration d'impôt (Lohnsteuererklärung)

Toute personne qui postule pour un emploi peut déduire ses frais de candidatures (Werbungskosten) de ses impôts sur le revenu, que l'entretien ait été suivi d'une embauche ou non. Au titre des frais de candidature comptent les photos, le papier, la "Mappe", éventuellement les frais de restauration (Verpflegungspauschalen) et les frais de logement (Übernachtungskosten).

Le dossier de candidature (Bewerbungsunterlagen)

Il s'agit du CV, photo, des attestations de travail (Zeugnisse), références etc. Les frais sont pris en charge par le candidat, sauf pièces exceptionnelles et coûteuses (test psychologique, etc.)

La conservation du dossier et son renvoi

S'il s'agit d'une candidature spontanée (Initiativbewerbung) : l'employeur n'est pas tenu de les renvoyer ou de les conserver si le candidat ne se manifeste pas avant un délai raisonnable.

S'il s'agit d'une candidature à la suite d'une annonce de l'employeur : dans ce cas l'employeur est tenu à ses propres frais de renvoyer la candidature et si celle-ci est abimée de compenser le dommage. Si la candidature conduit à une embauche, les documents seront conservés dans les actes du personel.

Les frais d'entretien d'embauche

Si l'employeur demande au candidat de se présenter, seront seulement pris en compte les frais qu'un candidat occasionne suivant les prix habituels des transports et contre présentation d'une facture.

Exception : Si l'employeur exclut auparavant et explicitement le remboursement (ArbG Kempten 12.4.94, DB 94, 1504).

Si le candidat demande expressément de se présenter devant un potentiel employeur ou si le candidat se présente suite à une demande de la Agentur für Arbeit, le remboursement par l'employeur n'a pas à effectuer le remboursement.

Le montant des remboursements

Ils sont déterminés par les coûts des transports habituels, c'est à dire pour :

  • Les frais de transports (Fahrtkosten) : du lieu de résidence du candidat à l'entreprise. Le remboursement peut s'effectuer au kilomètre suivant utilisation d'une voiture, suivant un forfait fiscal ou suivant les coûts de transports publics si indiqué auparavant par l'employeur.
  • Les frais d'avion (Flugkosten) : en règle général si accordés par l'employeur (ArbG Hbg 2.11.94, NZA 95, 428)
  • Les frais de logement (Übernachtungskosten) : si le lieu de l'entretien nécessite un hébergement
  • Les frais de repas (Verpflegungskosten) : accordés suivant facture ou forfait fiscal
  • Le temps pris pour l'entretien : n'est pas dédommageable qu'il s'agisse de temps de congé ou non

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