Assistant (H/F) Accueil, Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son service « Communication et Evènements» une personne pour un poste d’:

Assistant/e « Accueil Berlin» (H/F)

Ce poste à temps partiel (20 heures par semaine), basé à Berlin, est à pourvoir du 17 septembre 2018 au 31 décembre 2018, une prolongation est possible.

Activités principales

Gestion de l’accueil et du standard téléphonique

• Renseignements et conseils par téléphone
• Accueil et information des visiteurs
• Accueil de groupes
• Mise à jour du matériel d’information à l’accueil

Diverses tâches administratives

• Gestion de la boîte mail info@ofaj.org
• Envoi de brochures en petites quantités et administration du stock
• Traitement du courrier quotidien
• Traductions dans sa langue maternelle et corrections
• Coopération aux actions du Bureau : Soutien lors d’évènements, mailings
• GECO administrateur : saisie et validation des commandes

Planification et communication des événements de l’Info-Café Berlin-Paris en coopération avec l’équipe sur place

• Renseignements des collaborateurs travaillant à l’Info-Café dans le cadre des programmes « Service sociale volontaire » et « Travail chez le partenaire »
• Planification des actions de l’Info-Café Berlin-Paris
• Gestion des ressources budgétaires de l’Info-Café
• Participation au développement du site internet de l’Info-Café en collaboration avec un prestataire de service externe
• Gestion des comptes des différents réseaux sociaux
• Création et envoi d’une info lettre, ainsi que des dépliants des événements et des communiqués de presse

Compétences requises

• Très bonne maîtrise des deux langues (de préférence de niveau langue maternelle française)
• Parfaite maîtrise de Pack Office et d’internet
• Sens de l’organisation et de la communication
• Grande autonomie, fiabilité
• Bonne présentation, assurance, sens de l’accueil