Sekretariat für Kurse und Empfang (m/w/d), Bremen

Das Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates und an die Französische Botschaft in Berlin angegliedert. Seit über 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.

Aufgaben

Unter der Aufsicht der Kursleitung führt der/die Sekretär/in hauptsächlich folgende Aufgaben und Tätigkeiten aus:

Allgemein

• Empfang, Orientierung, Auskunftserteilung an das Publikum, Verwaltung und Weiterleitung der Telefonanrufe, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen.
• Logistische und administrative Unterstützung (Bearbeitung von Dateien, Daten, gelegentlich einfache Übersetzungen ...);
• Weitergabe von Informationen über die Veranstaltungen des Instituts;
• Vereinbarung von Terminen für die Vermietung und Durchführung der Besichtigung von Räumen.
• Aktualisierung von Informationen auf der IF-Website und auf Partner-Websites.

Kurse

• Empfang und Einschreibung der Teilnehmer für die Kurse
• Administrative Betreuung der Sprachkurse: Erfassung und Aktualisierung der Kundenkarten; Überprüfung der automatischen Anmeldungen; Verfolgung der Anwesenheitslisten; Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen; Vorbereitung von Rückerstattungsunterlagen; etc.
• Überprüfung der Zahlungen; Versand von Mahnungen; Verwaltung der Antworten; Weiterleitung an den richtigen Kurs.
• Kursverwaltung aus allen internen Plattformen
• Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte.
• Aktualisierung und Kontrolle der Stundenpläne und des gemeinsamen Raumbelegungskalender.
• Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen

Anforderungsprofil

Gastfreundlichkeit, Kontaktfreundigkeit

• Diskretion, Höflichkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
• Gute Gewandtheit im Umgang mit IT-Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Französischkenntnisse in Wort und Schrift