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Bürokoordinator (m/w/d) Generalsekretariat, Paris

OFAJ / DFJW

Qu’est-ce que l’Office franco-allemand pour la Jeunesse ?

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Paris, siège actuel, à Berlin et à Sarrebruck, un relais inauguré en 2014.

Il a été créé par le Traité de l’Elysée en 1963. L’Office a pour mission d’encourager les relations entre les jeunes des deux pays, de renforcer leur compréhension et, par là, de faire évoluer les représentations du pays voisin.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht eine*n

Bürokoordinator*in Generalsekretariat Paris.

Die Vollzeitstelle mit Dienstort Paris ist ab sofort für 3 Jahre zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung. Die Vergütung (13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen sowie familienbezogene Leistungen) und die Arbeitsbedingungen orientieren sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben (in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in Berlin)

Organisation

  • Koordination des Büros des Generalsekretariats in Paris, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Frankreich
  • Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Frankreich, einschließlich Termin- und Sitzungskoordination
  • Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Berlin (Unterlagen, Protokoll, Ansprechperson für Gremienmitglieder, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans)
  • Vor-und Nachbereitung der Sitzungen der Referatsleitungen in Paris und an Drittorten
  • Unterstützung der Generalsekretär*innen in der hausinternen Zusammenarbeit und bei der Betreuung von strategischen Partnern
  • Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
  • Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Paris

Inhaltliche Arbeit

  • Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen bei der Netzwerkpflege strategischer Partner in Frankreich
  • Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken und Gesprächsprotokollen
  • Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch- französischen Beziehungen
  • Koordination von Rede- und Textbausteinen, Sprechzettel für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
  • Koordinierung referatsübergreifender Themen
  • Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Paris

Repräsentation

  • Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen und Veranstaltungen

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Französisch auf Muttersprachniveau)
  • Organisationstalent und Redaktionsfähigkeit
  • Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
  • Hohes Interesse für bildungs- und gesellschaftspolitische Themen, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kultur- und Europapolitik
  • Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
  • Teamfähigkeit
  • Kenntnisse in der Haushaltsführung
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office
  • Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
  • Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität

Postuler

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben und Lebenslauf) per E-mail unter Angabe der Referenznummer SG-07/201912 bis zum einschl. 12.12.2019 an die untenstehende Adresse. Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich am 16. oder 17.12.2019 in Paris stattfinden.

Deutsch-französisches Jugendwerk (DFJW)
Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ)
Personalabteilung
candidatures@ofaj.org