Assistenz (m/w/d), Berlin

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Generalsekretariat in Berlin eine:

Assistenz (m/w/d)

Die Teilzeitstelle (50%, 20 Wochenstunden) mit Dienstort Berlin ist ab dem 1. August 2020 befristet bis zum 31. Dezember 2020 zu besetzen. Eine Verlängerung ist möglich. Die Vergütung (inkl. 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen sowie familienbezogene Leistungen) und die Arbeitsbedingungen orientieren sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

• Assistenz der Generalsekretär*innen (Paris/Berlin): Verwaltung des Kalenders der Generalsekretär*innen für interne und externe Termine, Organisation von Dienstreisen
• Vorbereitung der internen und externen Korrespondenz
• Unterstützung bei Redaktion, Übersetzung und Versand von Sitzungsprotokollen
• Logistische Betreuung von internen und externen Veranstaltungen und Sitzungen
• Sonstige tägliche Unterstützung des Generalsekretariats bei laufenden Aufgaben
• Zusammenarbeit mit den Praktikant*innen und/oder Freiwilligen des Generalsekretariats
• Verbuchung des Reisebudgets und des Sonderfonds der Generalsekretär*innen
• Aktualisierung der Adressdatenbank COMBIT für das Generalsekretariat

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem arbeitsrelevanten Umfeld (z. B. Bürokauffrau*mann, Fremdsprachenassistenz, sonstige Ausbildung, bevorzugt im kaufmännischen Bereich)
• Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick
• Erfahrung in der Direktionsassistenz erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (Französisch auf
• Muttersprachniveau bevorzugt)
• Gute Kenntnisse des MS Office Pakets (Excel, Word, Outlook)
• Gewissenhaftigkeit und Diskretion
• Organisationstalent und vorausschauendes Planungsvermögen
• Flexibilität und schnelles Reaktionsvermögen