Assistant(e) Accueil, Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse
(organisation internationale)

recherche pour son Bureau « Innovation » basé à Berlin, secteur « Information / Communication » un(e)

Assistant « Accueil » (H/F)

Il s'agit d'un remplacement à partir du 1er avril 2011 jusqu'au 30 septembre 2011 dans le cadre d'un remplacement. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ.

Missions

Nous recherchons un(e) collaborateur(rice), de formation Bac+2 (BTS assistanat de direction, secrétariat), qui, sous la responsabilité de l'adjointe du chef de bureau sera en charge des missions suivantes :

• Gestion de l'accueil et du standard téléphonique (horaires de travail 09h-17h) : Réception des appels (français et allemands) et transferts vers les services, renseignements et conseils par téléphone, accueil et information des visiteurs
• Diverses tâches administratives : Validation quotidienne des petites annonces sur le site web de l‘OFAJ, gestion de la boîte mail info@ofaj.org, mise à jour du matériel d'information à l'accueil, envoi de brochures en petites quantités
• Traitement du courrier quotidien : Réceptionner, ouvrir, tamponner et distribuer le courrier
• Mise à jour des fichiers d'adresses du Bureau « Innovation » dans AmWin
• Coopération aux actions du Bureau : Soutien lors d'évènements (textes, invitations, organisation etc.), mailings (étiquettes, etc)
• Aide à la gestion de la Newsletter : Collecte des petites annonces pour la newsletter, relecture de la newsletter (dans sa langue maternelle)
• Traductions dans sa langue maternelle et corrections : Traductions occasionnelles, relecture de textes en langue allemande
• Gestion Info - Café Berlin

Compétences requises

• Langue maternelle : français ou allemand
• Très bonne maîtrise des deux langues
• Parfaite maîtrise de Pack Office et d'internet
• Sens de l'organisation et de la communication
• Grande autonomie, fiabilité
• Bonne présentation, assurance, sens de l'accueil