Administrative Assistant - Legal (H/F/D), Merl

Vous souhaitez poursuivre une carrière dans un domaine passionnant et une entreprise innovante? Creos, membre du groupe Encevo, est constamment à la recherche de talents diversifiés que le groupe s’engage à encadrer et développer en vue de permettre un épanouissement professionnel et personnel.

Travailler pour Creos, c’est travailler pour un employeur engagé et visionnaire, qui joue un rôle actif dans la transition énergétique, en créant des perspectives durables et innovantes tout en veillant aux intérêts de ses collaborateurs et partenaires.

Mission

• Gestion administrative et support au département juridique
• Vous assurez la gestion administrative quotidienne du département Compliance & Legal (classement des documents et dossiers, agendas, réunions, formations, déplacements, matériel, IT request).
• Vous pouvez être emmené(e) à assister le Company Secretary dans la préparation de conseils d’administration ou assemblées générales ou le CEO office en cas d’absences (agenda de la CEO notamment).
• Vous mettez en forme des documents juridiques et suivez le calendrier des contentieux.
• Vous gérez la collecte de signatures et les courriers, en conformité avec la délégation de pouvoirs.
  
• Vous tenez à jour la bibliothèque juridique.
• Vous gérez la facturation des prestataires externes et le suivi budgétaire du département (demandes d'achat, factures, notes de frais).
• Vous organisez l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
• Vous obtenez la documentation nécessaire auprès du RCSL (extraits, certificats etc.).
• Gestion et optimisation des processus d’archivage juridique
• Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers et documents juridiques (originaux et copies) conformément aux procédures internes et aux exigences de conformité.
• Vous contribuez à l’amélioration continue des processus de classement et d’archivage, notamment en proposant des optimisations et en veillant à la bonne application des règles documentaires.
• Collecte, analyse et mise en forme d’informations juridiques et réglementaires
• ous collectez, organisez et archivez les documents de reporting, notamment le « litigation report » ainsi que les évolutions législatives et réglementaires pertinentes.
• Vous assistez à la préparation de la veille juridique (Legal Watch) et tenez à jour les sources d’information pour répondre rapidement aux demandes internes.

Profil

• Détenteur d’un diplôme d’études secondaires ou baccalauréat en administration/secrétariat.
• Expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 ans dans un poste similaire ou en cabinet d’avocats.
• La maîtrise du français, de l’anglais et de l’allemand sont indispensables.