Generalsekretär (m/w/d) -Schwangerschafts- und anschließend Elternzeitvertretung, Bremen

Das Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates und an die Französische Botschaft in Berlin angegliedert. Seit über 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.

Im Rahmen einer Schwangerschaftsvertretung sucht das Institut français Bremen einen Generalsekretär (m/w/d) für einen befristeten Zeitraum.

Aufgaben

Unter der Verantwortung der Leiterin des Standortes arbeitet der Generalsekretär (m/w/d) eng mit dem Generalsekretariat und der Buchhaltung des Institut français Deutschland in Berlin zusammen. Seine Arbeit umfasst dabei zwei Tätigkeitsfelder:

Verwaltung der Haushaltsmittel, Rechnungsführung und administrative Leitung des Standorts:

• Aufstellung, Ausführung und Kontrolle des Haushaltsplans
• Ausarbeitung und Verwaltung von Verträgen mit den Partnern
• Rechnungsstellung an Kunden und Zahlungsabwicklung
• Ausgaben- und Einnahmenkontrolle (Aufträge, Rechnungsstellung);
• Kontrolle und Abwicklung von Rechnungen, Ausstellung der zu buchenden Belege (Ausgaben und Einnahmen) und Weitergabe an die Buchhaltung zu Zahlungszwecken
• Überwachung der Finanzen des Gebäudemanagements in Absprache mit der Leiterin des Standorts
• Gewährleistung ausgewogener Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Haushaltsrahmens des Standorts, Rationalisierung der Einkäufe, Beziehungen zu den Lieferanten
• verantwortliche Leitung der Zahl- und Kassierstelle des Instituts;  

Personalmanagement:

• Verwaltung der Verträge, Urlaube und Krankschreibungen, Abwicklung der Erstattungsanträge und Meldungen an die Kassen, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen;
• Koordinierung der verschiedenen Abteilungen des Standorts / Unterstützung der Verantwortlichen und Überwachung der sektoralen Budgets;

Anforderungen

• Gute Kenntnisse der französischen und der deutschen Sprache (Niveau C1/C2)
• Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsinstrumente und öffentliches Rechnungswesen
• Sicherer Umgang mit den Office-Anwendungen
• Management- und Buchhaltungskenntnisse
• Organisations- und Antizipationsvermögen, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
• Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Koordinationsvermögen
• Selbstständigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Idealerweise Masterabschluss in Management, Verwaltung oder ähnlichem