Generalsekretär (m/w/d) -Schwangerschafts- und anschließend Elternzeitvertretung, Bremen

Im Rahmen einer Schwangerschaftsvertretung sucht das Institut français Bremen einen Generalsekretär (m/w/d) für einen befristeten Zeitraum.

Aufgaben

Unter der Verantwortung der Leiterin des Standortes arbeitet der Generalsekretär (m/w/d) eng mit dem Generalsekretariat und der Buchhaltung des Institut français Deutschland in Berlin zusammen. Seine Arbeit umfasst dabei zwei Tätigkeitsfelder:

Verwaltung der Haushaltsmittel, Rechnungsführung und administrative Leitung des Standorts:

• Aufstellung, Ausführung und Kontrolle des Haushaltsplans
• Ausarbeitung und Verwaltung von Verträgen mit den Partnern
• Rechnungsstellung an Kunden und Zahlungsabwicklung
• Ausgaben- und Einnahmenkontrolle (Aufträge, Rechnungsstellung);
• Kontrolle und Abwicklung von Rechnungen, Ausstellung der zu buchenden Belege (Ausgaben und Einnahmen) und Weitergabe an die Buchhaltung zu Zahlungszwecken
• Überwachung der Finanzen des Gebäudemanagements in Absprache mit der Leiterin des Standorts
• Gewährleistung ausgewogener Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Haushaltsrahmens des Standorts, Rationalisierung der Einkäufe, Beziehungen zu den Lieferanten
• verantwortliche Leitung der Zahl- und Kassierstelle des Instituts;  

Personalmanagement:

• Verwaltung der Verträge, Urlaube und Krankschreibungen, Abwicklung der Erstattungsanträge und Meldungen an die Kassen, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen;
• Koordinierung der verschiedenen Abteilungen des Standorts / Unterstützung der Verantwortlichen und Überwachung der sektoralen Budgets;

Anforderungen

• Gute Kenntnisse der französischen und der deutschen Sprache (Niveau C1/C2)
• Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsinstrumente und öffentliches Rechnungswesen
• Sicherer Umgang mit den Office-Anwendungen
• Management- und Buchhaltungskenntnisse
• Organisations- und Antizipationsvermögen, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
• Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Koordinationsvermögen
• Selbstständigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Idealerweise Masterabschluss in Management, Verwaltung oder ähnlichem