Chargé(e) Coordination Gestion Immobilière (H/F/D), Puteaux

Allianz Trade est le leader mondial de l’assurance-crédit, et un expert reconnu dans les domaines de la caution, du recouvrement, du financement structuré et du risque politique. Depuis plus d’un siècle, nous aidons les entreprises à anticiper les risques, à agir avec rapidité, à prendre des décisions éclairées et à croître en toute sécurité.

Basés à Paris, nous sommes présents dans plus de 50 pays avec 5 500 employés

Mission

• Pilotage et coordination de la Gestion Immobilière en lien avec les PMs / Gestionnaires Immobiliers
• Animateur/trice de la relation avec le/s Gestionnaires Immobiliers et suivi du bon déroulé de leurs obligations contractuelles
• Pilotage des problématiques SAP (surfaces, clés de charges, comptes locataires, montants DG)
• Contrôle de la facturation et de l’encaissement des loyers
• Contrôle des charges locatives et optimisation des coûts
• Contrôle des rapports trimestriels et annuels et des KPI préparés par le/s PM/s
• Pilotage de la refacturation des taxes et assurances, contrôle des primes
• Suivi et délivrance des budgets de charges et de travaux PPAT
• Pilotage des sinistres et des missions ESG (calcul des KPI, réunion trimestrielle, synthèse annuelle)
• Réalisation des audits annuels (PM, ISAE, Allianz) et suivi des recommandations
• Support Asset Management
• Organisation des revues des réunions Impayés : préparation et confirmation des actions à mener en concertation avec le/s PM/s ; cadence trimestrielle pour le tertiaire et mensuelle pour le résidentiel
• Organisation des revues des PPAT, cadence trimestrielle
• Analyse des comptes locataires et des soldes de charges ; y compris le lettrage des comptes
• Suivi du calcul des indexations, de la justesse des surfaces et des clés de charges
• Suivi des GAPD et cautions (mise à jour des provisions, enregistrement)
• Pilotage du suivi administratif des chantiers et projets techniques
• Suivi administratif des chantiers < 2 M€ : création des budgets, bons de commande SAP, suivi factures
• Mise à jour de l’avancement, clôture des chantiers et archivage des dossiers
• Gestion des outils et reporting
• Création et mise à jour des partenaires dans SAP
• Mise à jour des répartitions par Asset Manager
• Contrôle et fiabilisation des données dans les outils internes ; notamment la partie Documentation contractuelle, la documentation des assurances TRC, DO-CNR ; et celles de chantiers
• Assistance aux opérations de vente en lien avec les Asset Managers
• Support dans les opérations de ventes externes et de cessions internes par la vérification des états locatifs, des Impayés , des DG, … tel que ressorti de SAP visant la qualité et la fiabilité
• Pilotage des mises à jour des comptes locataires et fournisseurs
• Assure le rôle d’interface entre Property Management et Finance
• Suivi des missions post-vente en lien avec le/s PM/s : suivi des résiliations de contrats, recouvrement des impayés et taxes, reversements éventuels auprès de l’acquéreur selon les dispositions de l’acte de cession
• Relation avec l’acquéreur et / ou son Gestionnaire Immobilier pour régularisation des loyers et charges
• Assistance dans le suivi du bail de l’entité PPRE GmbH à Paris
• Support dans la vérification des quittancements et règlements des loyers et charges
• Assistance à l’asset manager pour représenter le propriétaire
• La liste de ces missions est non exhaustive et pourra s'adapter en fonction des compétences et des projets à venir.

Profil

• Justifie d’au moins 5 années d’expérience en Property Management ou Asset Management
• Maîtrise les outils bureautiques (MS Office) et les systèmes d’information tels que SAP et Argus
• À l’aise avec les chiffres et les outils liés à la gestion locative
• Compétences en communication interpersonnelle, avec une capacité à interagir efficacement avec des équipes pluridisciplinaires (Asset Management, Finance, Juridique, Développement, etc.)
• Profil dynamique, ouvert, capable d’évoluer dans un environnement transversal
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs échéances simultanées
• Fait preuve d’un état d’esprit positif, d’initiative et d’autonomie
• Forte aptitude au travail en équipe
• Capacité à évoluer dans un environnement multiculturel et diversifié
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit