Assistent/in für Administration (deutsch / französisch) (m/w/d), München

Das Ministerium für internationale Beziehungen und Frankophonie (MRIF) hat den Auftrag, die Interessen Québecs international zu vertreten und zu fördern und dabei die Beachtung seiner Kompetenzbereiche im Rahmen der Regierungstätigkeit sicherzustellen. Es bietet Unternehmen, Kreativen, Forscher*innen und Organisationen aus Québec individuelle Dienstleistungen, Beratung und Aktivitäten an.

Unter der Leitung der Generaldelegierten arbeiten die Vertretung der Regierung von Québec in München und ihr Büro in Berlin (DGQMü) zur Förderung der Bekanntheit und Attraktivität von Québec eng zusammen und tragen damit zur Intensivierung der politischen und institutionellen, kulturellen, bildungstechnischen, wissenschaftlichen, technologischen und wirtschaftlichen Beziehungen zwischen Québec und Deutschland, Österreich sowie der Schweiz bei.

Stellenbeschreibung

Unter der Leitung der Generaldelegierten von Québec in München und mit dem/der Attaché/e für Administration als direktem/er Vorgesetztem/er ist der/die Verwaltungsassistent/in unter anderem für folgende Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Finanzen, Personal, Immobilien und Bürobetrieb zuständig:

Finanzen:

• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen für die gesamte DGQMü, einschließlich der Zahlungsanweisung über das interne System SAGIR sowie über das lokale Bankkonto;
• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung für das lokale Bankkonto und die Firmenkreditkarte;
• Vorbereitung des monatlichen Bankabschlusses und Erstellung von Excel-Tabellen für verschiedene Budgets;
• Erfassung der geschätzten und reellen Kosten für Empfänge sowie für Reisen des Teams;

Personal:

• Verwaltung der Urlaubs- und Abwesenheitstabellen der Ortskräfte von München und Berlin;
• Unterstützung des/der Attachés für Administration in allen Angelegenheiten des aus Québec entsandten Personals;

Liegenschaften:

• Verwaltung der Dienstleister für Unterhaltung und Pflege des Büro- und Wohnungskomplexes;
• Verwaltung der Verträge für externe Dienstleister;
• Bestellung von Bürobedarf;
• Unterstützung bei Telefon und Verteilung der Post.

Arbeitsort

Vertretung der Regierung von Québec in München
Mauerkircherstrasse 103
81925 München
Deutschland

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in gehobener Verwaltung, in Sprachen oder einem für die Stelle relevanten Fach (Hochschulabschluss von Vorteil);
• Idealerweise mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem fachbezogenen Bereich;
• Beherrschung der Anwendungen von Office 365 (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);
• Beherrschung der deutschen und französischen Sprache in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Gewünschte Eigenschaften

• Ein hohes Maß an Organisationstalent, Genauigkeit, Gründlichkeit und Diskretion;
• Proaktivität und Teamfähigkeit;
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die Verwaltungsverfahren des Ministeriums;
• Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen und zu Multitasking;
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Französisch;
• Kenntnisse in Buchhaltung und im Umgang mit Zahlen.

Beschäftigungsbedingungen

• Stelle mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• 37,5 Stunden pro Woche
• Jährliches Bruttogehalt: ab 54.992 €
• Eintrittsdatum: 1. Juni 2023
• Die gesuchte Person muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um innerhalb der Europäischen Union arbeiten zu können.