Assistent des Referatsleiters (m/w) Finanzen / Personal / Verwaltung, Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung" in Paris eine/n Mitarbeiter/in für die Stelle eines/er 

Assistenten(in) des Referatsleiters „Finanzen, Personal und Verwaltung" (m/w)

Die Vollzeitstelle ist ab sofort für 3 Jahre zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung. Die Bezahlung orientiert sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

1. Assistenz des Referatsleiters „Finanzen, Personal und Verwaltung" (50%)

• Bearbeitung der laufenden Projekte und Übersetzung von Dokumenten in die Muttersprache
• Klassische Sekretariatsaufgaben : Redaktion, Versand und Auswertung der Sitzungsprotokolle, Verteilung der Post für das Referat, Annahme von Telefonaten
• Spezifische Studien auf Anfrage vom Referatsleiter
• Organisation der Dienstreisen und Verwaltung des Terminkalenders vom Referatsleiter
• „Kommunikationsschnittstelle" : Redaktion und Weiterleitung der Informationen im Referat und in der Institution, Mitarbeit bei der Entwicklung eines Intranets

• Unterstützung diverser Projekte des Personalbereichs
• Einstellung und Integration der Praktikanten
• Mitwirkung bei der Verwaltung, der Parametrierung und der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen des Zeiterfassungssystems „Tooltime"
• Erstellung und Aktualisierung von Personal-Kontrollinstrumente, Statistiken, Telefonlisten und Organigramm
• Vertretung der für die Zeiterfassung zuständigen Personalassistentin
• Bereitstellung des Sekretariats der Schiedskommission

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Exzellente Kenntnisse in MS Office : Word, Excel (Gekreuzte Tabellen, Formeln) PowerPoint
• Zahlenverständnis
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (deutsche Muttersprache bevorzugt)
• Gute redaktionelle Fähigkeiten
• Sozialkompetenzen
• Gewissenhaftigkeit, Diskretion und Organisationstalent
• Teamfähigkeit