Assistant (H/F), Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

Ces postes à temps plein basés à Paris, 51, rue de l’Amiral Mouchez, sont à pourvoir dès que possible. La durée du contrat s’étend jusqu’au 31 mars 2018. Une prolongation est possible.
L’OFAJ soutient la conception et l’organisation de programmes d’échanges franco-allemands de jeunes réalisés par des porteurs de projets issus du domaine de l’éducation et de la jeunesse qu’il subventionne pour la réalisation de ces programmes. Le traitement des demandes de subvention et des décomptes sera prochainement centralisé dans un Centre de services partagés.

Activités principales

• Traitement des demandes à l'arrivée (numérique et papier)

  • Saisie des demandes papier dans le programme de gestion des données (« ONLINE »)
  • Contrôle de la présence des pièces obligatoires
  • Vérification de la conformité avec les directives de l’OFAJ
  • Création ou modification d’un dossier de bénéficiaire dans la base de données
  • Signalement au demandeur ou à la Centrale, qui rassemble les demandes et les décomptes de ses associations membres, des pièces manquantes

• Traitement des décomptes

  • Saisie des données papier dans ONLINE
  • Dans le cas de saisie ONLINE par le demandeur de subvention : Vérification de la concordance entre les documents et la saisie
  • Vérification de la présence des pièces
  • Contrôle de la conformité des pièces (par ex. facture comportant toutes les mentions obligatoires, signature sur la liste des participants...) et signalement d'éventuels manquements aux directives
  • Demande de pièces complémentaires
  • Correction des informations du dossier de bénéficiaire si nécessair
  • Transmission au bureau avec check list

• Paiement de factures et remboursement de frais de voyage

• Contribution aux travaux sur les directives, sur l’outil ONLINE, la dématérialisation etc.

Compétences requises

• Bonne capacité d’organisation
• Rigueur et précision
• Très bonne maîtrise de l’allemand et du français
• Bonne connaissance d’un autre programme de gestion des données
• Intérêt pour le travail en mode projet
• Capacité de communication en interne et en externe