Assistant du Chef de Bureau (H/F) Finances / Ressources Humaines / Administration / Service RH, Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » basé à Paris, un(e)

Assistant(e) du Chef de Bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » et du Service RH (H/F)

Le poste à temps plein est à pouvoir immédiatement pour une durée de 3 ans. Une prolongation est possible. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ.

Activités principales

1. Assistanat du Chef de Bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » (50%)

• Suivi des dossiers en cours et traduction de documents dans la langue maternelle
• secrétariat classique : rédaction, diffusion et exploitation des comptes rendus de réunions, distribution du courrier pour le bureau, prise d'appels téléphoniques
• études spécifiques à la demande du Chef du bureau
• gestion des déplacements et suivi de l'agenda du chef de bureau
• fonction de « relais communication interne » : rédaction et diffusion des informations à l'intérieur du bureau et de l'institution, participation au développement d'un intranet

2. Assistanat au Service des Ressources Humaines (50%)

• participation aux divers projets RH
• gestion du recrutement et de l'intégration des stagiaires
• participation à la gestion, aux paramétrages et à la clôture de l'outil de gestion du temps « Tooltime »
• création et mise à jour des tableaux de bord, statistiques, listes téléphoniques et organigramme
• participation à la préparation et à la diffusion de la documentation du secteur
• remplacement de l'assistant RH en charge de la gestion du temps
• suivi du secrétariat de la Commission d'arbitrage

Compétences requises

• Excellente maîtrise des outils informatiques : Word, Excel (tableaux croisés et formules), PowerPoint
• Appétence pour les chiffres
• Très bonne connaissance du français et de l'allemand : langue maternelle allemande de préférence
• Bonne qualités rédactionnelles
• Bonnes qualités relationnelles
• Rigueur et discrétion, sens de l'organisation
• Capacité à travailler en équipe