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Administrativer Koordinator (m/w/d) / Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilungen, Hamburg

GFA Consulting Group GmbH

Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Consultingunternehmen, das Beratungsleistungen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit anbietet. Seit 1982 hat die GFA weltweit in mehr als 130 Ländern bilateral und multilateral finanzierte Entwicklungsprojekte durchgeführt. Aufgrund unserer sehr erfolgreichen Zusammenarbeit mit öffentlichen und privaten Auftraggebern sind wir ein kontinuierlich wachsendes Unternehmen mit derzeit über 350 Mitarbeitern in Deutschland und mehr als 1400 Mitarbeitern im Ausland. Unser Firmensitz befindet sich in Hamburg-Volksdorf.

Wir suchen ab 01. November 2020 eine/n

Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilungen

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Ihre Aufgaben

Unterstützung bei der Projektakquise

  • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
  • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
  • Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
  • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung

  • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
  • Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
  • Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement

  • Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
  • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
  • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
  • Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
  • Sprachliche Prüfung von Texten

Fachliche/persönliche Anforderungen

► Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit relevanter Berufserfahrung
► Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse, sowie gute Deutschkenntnisse
► Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
► Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
► Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
► Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
► Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil

Die GFA bietet Ihnen ein zukunftsorientiertes und weltoffenes Arbeitsumfeld mit einer starken Werteorientierung. Diese Position ist zwei Jahre befristet in Vollzeit, grundsätzlich wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.

Die GFA Consulting Group bietet Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen

  • eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
  • ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
  • attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
  • ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept

Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.

Bewerben

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Bezug ASS-DEU20GFA0003-MED-CE unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, des frühestmöglichen Eintrittstermins mit Angabe Ihres Sprachniveaus nach dem Europäischen Kompetenzrahmen http://www.europaeischer-referenzrahmen.de per E-Mail. Interviews mit Kandidaten finden so bald wie möglich statt.

Frau Kirsten Kogelfranz
E-Mail: Kogelfranz@gfa-group.de
Tel.: +49 40 60 30 61 26