Verwaltungssekretär/in (m/w/d), München

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut Français de Munich, a pour mission, dans le Land de Bavière, de promouvoir la langue, la culture française et les relations universitaires au travers de coopérations franco-allemandes. Il propose en particulier des certifications en français, dont la principale est le Diplôme d’Etudes en Langue Française (DELF) et le Diplôme Approfondi en Langue Française (DALF).

Aufgaben

Wir suchen eine(n) VERWALTUNGSSEKRETÄR(in), der/die die folgenden Aufgaben (Kursabteilung und allgemeine Unterstützung) erfüllt:

Unter der Aufsicht des Leiters der Kursabteilung und des Generalsekretärs führt der/die Verwaltungssekretär/in hauptsächlich die folgenden Aufgaben und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Sekretariat der Kursabteilung und zur allgemeinen Unterstützung der anderen Abteilungen aus:

Unterstützung des Kurssekretariats (22,3 Stunden)

• Unterstützung beim Empfang, der Orientierung und der Einschreibung der Lernenden in die Sprachkurse
• Organisation der Bewertungen des Niveaus der Lernenden
• Administrative Betreuung der Sprachkurse
• Erfassung der Kundenkarten; Liste und Nachverfolgung der Anwesenheitsliste, Teilnahmebescheinigungen
• Überwachung der Zahlungen: Überprüfung der Zahlungen, Mahnschreiben, in Verbindung mit GS und Kursverantwortlichen
• Überwachung der Anwesenheit der Kursschüler (Überwachung der Qualität des Kursdienstes)
• Aktualisierung und Verfolgung des Raumbelegungsplans
• Unterstützung bei der Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte
• Teilnahme an der Kommunikation des Instituts in Verbindung mit der Kurstätigkeit
• Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen

Administrative Unterstützung Querschnittsdienste (16 St.)

• Administrative und logistische Unterstützung; Verfolgung der Post, der Rechnungen und der Lieferungen; Einholung von Kostenvoranschlägen, Verfolgung von Verträgen und administrative Erklärungen in Verbindung mit dem GS ;
• Verwaltung der Bestellungen und der Beschaffung von laufenden Lieferungen ;
• Punktuelle Unterstützung bei der administrativen und logistischen Organisation von Prüfungssessionen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Instituts.

Gesuchtes Profil

• Erfahrung im Bereich des Empfangs und des Kontakts mit der Öffentlichkeit, Kenntnisse der EDV-Tools Excel und Word und Fähigkeit zur Nutzung von Verwaltungssoftware, gute Deutschund Französischkenntnisse (C1 in beiden Sprachen), Diskretion, Höflichkeit und Pünktlichkeit, Sinn für Organisation und Präzision ;
• Kenntnisse in Französisch als Fremdsprache wären von Vorteil.