Secrétaire général(e) et responsable des cours (H/F/D), Mayence

L’institut français de Mayence est une des antennes de l’Institut français d’Allemagne rattaché à l’Ambassade de France à Berlin. Son rôle principal est de s’engager activement pour la promotion des relations franco-allemandes sur le plan culturel, linguistique et académique ainsi que de diffuser la langue et la culture française.

Il a 3 missions principales :

• L’enseignement du français
• La coopération linguistique
• La diffusion de la culture française par une programmation culturelle et par sa médiathèque

L’Institut français de Mayence recherche un(e) secrétaire général(e) / responsable des cours à compter du 15 septembre 2022.

Missions

Sous l’autorité de la directrice déléguée de l’antenne, le/la secrétaire général(e) / responsable des cours exerce sa polyvalence sur 3 grands domaines d'activité :

• gestion budgétaire et administrative de l’antenne de Mayence,
• gestion des ressources humaines locales,
• coordination de l’activité de cours et participation à la gestion des examens.

1. Le/la secrétaire général(e), garant(e) de l´équilibre budgétaire de la structure, assure la gestion budgétaire et comptable, ainsi que le fonctionnement de l'établissement sur les plans logistique, matériel et administratif, sous le contrôle du secrétariat général de l’IFA à Berlin.

• Préparation du budget initial de l’Institut, élaboration des décisions modificatives de l’antenne, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord.
• Mise en œuvre des crédits de l’antenne répartis par secteur d´activité (secrétariat général, cours de français et certifications, politique de coopération éducative, programmation culturelle, médiathèque) ;
• Gestion des ressources humaines, en soutien à la direction déléguée de l’antenne et en lien avec le secrétariat général de l’IFA : coordination et encadrement des agents, recrutements et évaluations, suivi et application de la législation locale du travail, suivi de l’organigramme fonctionnel (agents de droit local, expatriés), gestion des plannings et des congés, dialogue social ;
• Gestion logistique, matérielle et immobilière : gestion des approvisionnements de l´antenne et suivi des différents contrats de service (fluides, moyens généraux), négociation avec les différents intervenants (fournisseurs, prestataires de services), encadrement de travaux d´aménagement ;
• Mise en œuvre du plan de sécurité, gestion des risques, notamment sanitaires, et des flux de personnes, formation des agents ;
• Gestion administrative : coordination des moyens et des ressources, en lien avec les services fédéraux à Berlin, appui à la rédaction des conventions de prestation et rédaction de contrats avec les artistes / intervenants / partenaires, gestion de leur accueil et séjour sur place, contacts avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions, veille juridique, gestion du contentieux.

1. Il/elle est également le directeur des cours de l’établissement. Il/elle pilote et coordonne cette activité et l’offre diversifiée de l’antenne pour la Hesse et la Rhénanie-Palatinat et peut s’appuyer sur une équipe chargée de la gestion des cours et de l’accueil du public :

• Planification et organisation des cours dispensés par les travailleurs indépendants ;
• Atteinte des objectifs fixés en matière de recettes de cours et prospection de nouveaux marchés pour développer les cours en entreprises ;
• Coordination de l’équipe des gestionnaires de cours et planification avec elle du déroulement annuel des cours ;
• Il/elle veille à la qualité de la communication et de l’accueil auprès du public ;
• Coordination de l’activité de cours en lien avec le bureau des cours de l’IFA. Le/la secrétaire général(e) veille à inscrire l’antenne dans la démarche qualité. Il/elle assure enfin une mission de coordination générale de l´action des services au regard des priorités de l´établissement, notamment sur les plans budgétaire et financier.

1. Il/elle est enfin le régisseur d’avances et de recettes de l’antenne. Il/elle effectue à ce titre le rapprochement quotidien entre les relevés bancaires et le compte de la régie et assure une transmission mensuelle à l’agence comptable de l’IFA des états de régie.

Profil

• Expérience en gestion et comptabilité
• Fortes capacités managériales
• Connaissance de l’ingénierie du FLE
• Connaissance des procédures administratives, budgétaires
• Contrôle de gestion
• Sens de l’organisation, de l’anticipation, rigueur
• Maîtrise du français et de l’allemand
• Maîtrise des outils informatiques