Projektbeauftragter und Assistent der Generalsekretäre (m/w), Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Generalsekretariat in Berlin eine/n Mitarbeiter/in für die Stelle eines/er

Projektbeauftragte(r) und Assistent(in) der Generalsekretäre (H/F)

Die Vollzeitstelle mit Dienstort Berlin ist im Rahmen einer Mutterschutzvertretung ab dem 15. März 2014 bis zum 4. Juli 2014 zu besetzen; es besteht die Möglichkeit einer Verlängerung. Die Bezahlung orientiert sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

• Offizielle Schreiben vorbereiten, Übersetzungen, Verfassen von Gesprächsprotokollen
• Vor- und Nachbereitung des Beirats und Verwaltungsrats (Unterlagen, Protokoll, organisatorische und logistische Vorbereitung, Ansprechpartner für Mitglieder des Beirats und Verwaltungsrats)
• Schaltstelle zwischen dem Generalsekretariat und den einzelnen Referaten des DFJW
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen in Koordination mit den Referaten
• Organisation interner und externer Veranstaltungen (Klausurtagung, Studientag, AG Richtlinien)
• Ansprechpartnerin für Kolleginnen und Kollegen
• Verwaltung des Reisebudgets und des Sonderfonds der Generalsekretäre
• Aktualisierung der Adressdatenbank AMWIN
• Tutorat von Praktikanten/Freiwilligen des Generalsekretariats

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Sehr gute deutsche und französische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (vorzugsweise Muttersprache Deutsch)
• Kommunikationsgeschick
• Gewissenhaftigkeit, Organisationstalent und Diskretion
• Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Power Point, Excel)
• Schnelles Reaktionsvermögen, diplomatisches Geschick und Flexibilität