Die führende deutsch-französische Jobbörse

Bürokoordinator (m/w/d) Generalsekretariat, Berlin

OFAJ / DFJW

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienste der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit Standorten in Paris und Berlin sowie einer Außenstelle in Saarbrücken. Im Jahr 1963 wurde das DFJW durch den Elysée-Vertrag über die deutsch-französische Zusammenarbeit gegründet. Seine Zielsetzung ist es, dem Dialog zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich neue Impulse im Rahmen eines erweiterten Europas zu geben.

Hauptaufgaben

Organisation:

  • Koordination des Büros des Generalsekretariats in Berlin, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Deutschland
  • Vorund Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Paris (Sitzungsunterlagen, Protokoll, Koordination des Aktionsund/oder Orientierungsplans)
  • Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Deutschland, einschließlich Terminund Sitzungskoordination
  • Vor-und Nachbereitung der Leitungssitzungen des Generalsekretariats mit den Referatsleitungen
  • Unterstützung der Generalsekretär*innen gegenüber strategischen Partnern
  • Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
  • Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Berlin

Inhaltliche Arbeit:

  • Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken, Sitzungsvorlagen und Gesprächsprotokollen
  • Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen in der Zusammenarbeit mit Partnern
  • Koordination und Verfassen von Redeentwürfen sowie Sprechzetteln für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
  • Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch-französischen Beziehungen
  • Koordinierung referatsübergreifender Themen
  • Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Berlin

Repräsentation:

  • Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen, Veranstaltungen und gegenüber Partnern

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Exzellente Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Deutsch – Muttersprachniveau, Französisch mindestens Niveau C1 des europäischen Referenzrahmens)
  • Starke redaktionelle Kompetenz und Organisationstalent
  • Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
  • Hohes Interesse an Politik und Gesellschaft, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kulturund Europapolitik
  • Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
  • Teamfähigkeit
  • Kenntnisse in der Haushaltsführung
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office
  • Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
  • Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität
  • Bereitschaft zu Dienstreisen in Deutschland und Frankreich

Bewerben

  • Bitte richten Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) bis zum 15. Dezember 2021 unter Angabe der Referenz SG-71/2021_10 an: candidatures@ofaj.org

Deutsch-Französisches Jugendwerk (DFJW)

Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ)

Personalabteilung