Assistant Traitement des demandes de subvention (H/F), Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour le Centre de services partagés de son bureau „Finances, Ressources Humaines et Administration“ basé à Paris, une ou un

Assistante ou Assistant « Traitement des demandes de subvention » (H/F) (50%)

Ce poste à temps partiel (50%, 20 heures par semaine) basé à Paris est à pourvoir dès le 1er août 2020 jusqu’au 31 décembre 2020. Une prolongation est possible. La rémunération et les conditions de travail sont fixées par le statut du personnel de l’OFAJ.

Activités principales

• Traitement des demandes dès réception au CSP (au format numérique et papier):

  • Saisie des demandes papier dans le programme de gestion des données (« Online »)
  • Contrôle de la présence des pièces obligatoires
  • Vérification de la conformité avec les directives => signalement de la non-conformité aux bureaux d’intervention qui prennent la décision de faire ou non une dérogation
  • Création ou modification de la ou du bénéficiaire
  • Signalement au demandeur ou à la centrale, qui rassemble les demandes et les décomptes de ses associations membres, des pièces manquantes

• Traitement des décomptes par le CSP:

  • Saisie dans le programme de gestion des données (« Online ») des dossiers au format papier
  • Vérification de la concordance entre les documents et la saisie « Online »
  • Vérification de la présence des pièces justificatives
  • Contrôle de la conformité des pièces justificatives (par ex. facture comportant toutes les mentions obligatoires, signature sur la liste des participants...) et signalement d'éventuels manquements aux directives
  • Demande de pièces complémentaires
  • Correction des informations tiers de la ou du bénéficiaire si nécessaire
  • Transmission au bureau d’intervention avec check-list

• Saisie de factures et vérification de remboursements de frais de voyage

• Contribution aux travaux sur les directives, Online, la dématérialisation, etc.

Compétences requises

• Très bonne maîtrise de l’allemand et du français
• Bonne capacité d’organisation
• Rigueur et précision
• Intérêt pour le travail en mode projet
• Capacité de communication en interne et en externe