Assistant de Departement - Excellence Chimie (H/F), Lyon

Bayer est un groupe international dont les cœurs de métier se situent dans les secteurs de la santé et de l'agriculture. A la confluence de la chimie et de la biologie, Bayer contribue à améliorer la qualité de vie en proposant des produits et services en santé humaine et végétale.

Chez Bayer nous sommes chaque jour motivés par les grands défis de notre époque. Notre ambition est de contribuer à un monde où la santé pour tous, la faim pour personne ne soient plus un rêve mais une possibilité, en protégeant chacun au quotidien. Dynamisme, curiosité et engagement guident nos actions. Nous pensons que nous pouvons apprendre de tous ceux qui nous entourent, en élargissant nos points de vue, en développant nos compétences, en faisant évoluer le statu quo. Il y a tellement de raisons de nous rejoindre.

Vous avez envie d’une carrière riche de sens et qui offre des opportunités variées ? Vous souhaitez rejoindre des équipes expertes et diverses qui permettent le changement ? Le choix est simple !

Vos missions

Votre principale mission est d’assurer le secrétariat des responsables de l’Excellence Chimie de la Phase Classes de Hits et de la Phase Classes Chimiques ainsi que des équipes de la communauté d’Excellence Chimie soit au total environ 40 personnes. Vous serez également en charge de la gestion administrative de la communauté (achats, voyages, contrats juridiques, IT…) en collaboration avec les autres services du centre de recherche de La Dargoire ainsi que ceux de St Pierre et Monheim.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

• Assurer de façon autonome, le secrétariat des responsables de l’Excellence Chimie, de la Phase Classes de Hits et de la Phase Classes Chimiques ainsi que des équipes de la communauté d’Excellence Chimie : organisation de voyages, de réunions des différents Responsables et membres de la communauté, vérification de notes de frais, congés, gestion des fournitures, mise à jour des organigrammes …
• Assurer la gestion des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires) au sein de la communauté d’Excellence Chimie en relation avec les équipes de Ressources Humaines, Sécurité, Médical : constitution et suivi des dossiers.
• Gérer les achats de la communauté Excellence Chimie selon les processus Bayer (OTP, demande d’achats, résolution des problèmes de facturation, création de fournisseurs…)
• Assurer le suivi administratif des collaborations externes (enregistrement des contrats, suivi des paiements) en lien étroit avec les équipes de recherche.
• Gérer les investissements et immobilisations du la communauté d’Excellence chimie en lien avec les services Achats, Comptabilité, Contrôle de Gestion, Maintenance : création de N° de projets, commandes, suivi du budget, mise en service, et désinvestissements/donation ; participer activement à l’inventaire périodique des immobilisations.
• Contribuer à la vie du CRLD et participer activement à la communauté de assistantes du site (gestions des absence, remplacement, échanges de bonnes pratiques).
• Conduire toutes les actions ci-dessus en respectant les règles de sécurité et de conformité légale en vigueur au sein de la Société.

Votre profil

• BTS Secrétariat Bilingue ou Assistante de Direction ou équivalent avec au moins 5 ans d’expérience
• Connaissance approfondie des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, One Note…), d’Outlook et des différentes applications Bayer nécessaires à la tenue du poste (CLMS, Smartbuy, YourDoc’s…)
• Aptitude à travailler dans un environnement de recherche dynamique, en constante évolution, et dépendant de nouvelles technologies
• Qualités d'organisation, de contacts, de priorisation, de respect de la confidentialité indispensables
• Bonnes capacités relationnelles de travail en équipe, de communication et de reporting
• Autonomie, sens des initiatives, qualité d’organisation et rigueur,
• Bonne maîtrise de l'anglais, l’allemand est un avantage