Assistant accueil (H/F), Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le traité de l’Élysée en 1963. L’OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d’une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à promouvoir la culture du pays voisin, à renforcer l’apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes et les projets en faveur de l’engagement citoyen. L’OFAJ rappelle la responsabilité particulière qu’ont la France et l’Allemagne au sein de l’Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son bureau „Communication et évènements", basé à Paris, un(e) collaborateur(rice) pour le poste de

Assistant(e) accueil (H/F)

Il s'agit d'un remplacement à partir du 29 mai 2013 jusqu'au 26 juillet 2014 dans le cadre d'un congé parental. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ. Une prolongation du contrat à durée déterminée est possible.

Nous recherchons un(e) collaborateur(rice), qui, sous la responsabilité des ses supérieurs hiérarchique, sera en charge des missions suivantes :

Activités principales

• Gestion de l'accueil et du standard téléphonique (horaires de travail 9h-17h) : Réception des appels (français et allemands) et transferts vers les services, renseignements et conseils par téléphone, accueil et information des visiteurs
• Diverses tâches administratives : Validation quotidienne des petites annonces sur le site web de l‘OFAJ, gestion de la boîte mail info@ofaj.org , mise à jour du matériel d'information à l'accueil, envoi de brochures en petites quantités, traitement et validation des commandes des autres bureaux (portail internet)
• Traitement du courrier quotidien : Réceptionner, ouvrir, tamponner et distribuer le courrier
• Mise à jour des fichiers d'adresses du Bureau « Innovation » dans AmWin
• Coopération aux actions du Bureau V : Soutien lors d'évènements (textes, invitations, organisation etc.), mailings (étiquettes, etc)
• Aide à la gestion de la Newsletter : Collecte des petites annonces pour la newsletter, relecture de la newsletter (dans sa langue maternelle)
• Traductions dans sa langue maternelle et corrections : Traductions occasionnelles, relecture de textes en langue maternelle

Compétences requises

• Langue maternelle : français ou allemand
• Très bonne maîtrise des deux langues
• Parfaite maîtrise de Pack Office et d'internet
• Sens de l'organisation et de la communication
• Grande autonomie, fiabilité
• Bonne présentation, assurance, sens de l'accueil