Senior Assistant/Office Manager Lab und Event Location, Zürich

Unsere Mandantin ist ein international erfolgreiches und weltweit bekanntes Unternehmen. Insgesamt arbeiten über 30 000 Mitarbeitende in mehr als 50 Ländern für verschiedene Tochterunternehmen. Designer und Hersteller aus der Mode-, Schmuck- und Fertigungsindustrie gehören ebenso zu den Kunden des Unternehmens wie Endverbraucher.

In Ihrer Funktion entlasten Sie den Creative Director und das Lab-Team im Tagesgeschäft und bilden dabei die Schnittstelle zum Management, zu den Mitarbeitenden und den Kunden auf nationaler und internationaler Ebene sowie zum HQ. Kontakte in alle Welt aber auch zu internen Stellen wie Marketing, Products, Finance, IT, Travel Department und Procurement bestimmen Ihren Arbeitsalltag. Sie sind erste Anlaufstelle für die unterschiedlichsten Anliegen und so ergibt sich daraus ein vielseitiges, nicht alltägliches Aufgabengebiet. Neben dem allgemeinen Office Management erledigen Sie die E-Mail und Korrespondenzbearbeitung (D/E/F), die Erstellung von Meeting Minutes, allgemeine Terminplanung oder kümmern sich um die Vertragsvorbereitung für Freelance Designer und sorgen dafür, dass sich Kunden, Mitarbeitende und Gäste jederzeit herzlich betreut fühlen. Zudem übernehmen Sie spannende Aufgaben wie die Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Kollektionen, Organisation von Events im Showroom sowie Kreativ- und New Product Development Projekte, die es organisatorisch zu begleiten gilt. Sie organisieren, planen und koordinieren und fungieren als Bindeglied zwischen internationalen Trendagenturen und dem HQ. Darüber hinaus sorgen Sie durch Recherchen, basierend auf den Briefings des Creative Teams, für intelligenten Backup. Mehrjährige Erfahrung und Ihre Fähigkeit zum Vernetzt-, Mit- und Vorausdenken sind die besten Grundlagen, um echte Entlastung zu bieten - dies alles in einem kreativen Umfeld, wo Ideen, visuelle und kreative Konzepte entstehen.

Was macht Sie zur idealen Kandidatin bzw. zum idealen Kandidaten? Matura/Abitur, im Anschluss daran eine kaufmännische Ausbildung, einen Bachelorabschluss oder eine Weiterbildung zur Direktionsassistentin sowie einige Jahre Berufserfahrung, die Sie sich vorzugsweise in einem global tätigen Unternehmen erarbeitet haben. Wichtig ist uns, dass Sie das gesamte Spektrum der Assistenz beherrschen, flexibel und zuverlässig sind. Ihr Chef ist ein Schnelldenker - da müssen Sie mithalten, rasch handeln und umsetzen können. Vor dem Hintergrund der Internationalität des Unternehmens sind neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse ein Muss; dies sowohl schriftlich als auch mündlich. Wenn Sie zudem noch Italienisch sprechen, wäre das ein weiterer Pluspunkt. Das MS-Office-Paket beherrschen Sie versiert, und der Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln ist für Sie selbstverständlich. Da Ihre Vorgesetzten nicht permanent im Office sind, fordert dies von Ihnen ein absolut selbständiges Handeln. Nicht zuletzt haben Sie ein Flair für schöne Dinge, Stil und Design.