Secrétaire au service des cours (H/F), Hambourg

L’Institut français de Hambourg est une antenne de l’Institut français d’Allemagne (IFA), service culturel de l’Ambassade de France en Allemagne. Sa principale mission est de favoriser les relations franco-allemandes et de diffuser la langue et la culture françaises.
Il propose au public une large palette de cours adaptée selon les publics (scolaires, adultes, professionnels…) mais aussi des manifestations culturelles, des certifications de langue et une médiathèque francophone.
L’Institut français de Hambourg abrite le Consulat général compétent pour Hambourg et le Schleswig-Holstein dont le Consul général est également le directeur délégué de l’antenne.

ACTIVITES PRINCIPALES

Le/la secrétaire à la direction des cours est placé/e sous la responsabilité de la directrice des cours qu'il/elle assiste dans la mise en place des cours de français.
Il/elle prend en charge les activités suivantes :

• Accueil, conseil et inscription des élèves aux cours de langue
• Interface entre le secrétaire général et le service fédéral des cours dans la mise en place et le suivi du logiciel Arc en Ciel
• Gestion administrative des cours de langue : facturations aux entreprises et aux particuliers, vérification des règlements, lettres de rappels, réponses aux demandes des élèves
• Contrôle et suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants
• Gestion et distribution des mails de la boîte « Institut français », communication interne des informations concernant les cours, mise à jour du site internet et de la newsletter pour la partie cours de langue, mise à jour des sites Wisy (Bildungsurlaub) et Kursnet (Agentur für Arbeit)
• Contrôle des emplois du temps et du tableau de suivi d‘occupation des salles

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE

• Maîtrise du français et de l'allemand niveau C1
• Bonnes connaissances dans le domaine du DELF et du FLE
• Qualités relationnelles, goût du contact et du travail en équipe
• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Capacité d'adaptation (notamment à une importante charge de travail ponctuelle) et disponibilité
• Maîtrise Pack Office, Base de données
• Diplôme / niveau d'études : Bac + 3

CONDITIONS

• Poste à pourvoir à compter du 1er Novembre 2017
• CDD en remplacement temporaire d'un agent
• Temps de travail : 30 heures par semaine
• Lieu de travail : Institut français de Hambourg - Heimhuderstrasse 55 - 20148 Hambourg
• Rémunération mensuelle brute : 2103 euros /mois * 13 mois